A teljesítményed sok mindentől függhet: a hangulatodtól, a munka összetettségétől, komplexitásától, és attól is, hogy munkád során hányszor zavarnak meg. A teljesítmény legnagyobb ellensége a különböző zavaró tényezők, amelyek megakadályoznak minket a teljes koncentrációban.
Hiába kerülünk bele ugyanis a „flow” állapotba, ha közben folyton újra és újra megzavarnak minket: egy kérdéssel, egy Facebook üzenettel, a szomszéd a fúrással vagy a folyamatosan beérkező emailekkel.
A munkahelyi teljesítmény növelésén sok minden áll vagy bukik, nemcsak a teljesítmény alapú jutalék vagy bónusz. Ezen múlhat önértékelésünk, a stressz szintünk, a szorongásunk vagy akár az is, hogy elkerül-e minket a kiégés vagy sem. Jól teljesíteni a munkahelyeken kötelező: de hogyan hozd ki magadból a maximumot?
Mi az a munkahelyi teljesítmény?
„Jól teljesíteni” – mondjuk gyakran, de mégsem teljesen egyértelmű, mit is értünk alatta. Minél több feladatot a lehető leggyorsabban elvégezni? Ha igen, akkor ezért választjuk gyakran a multitaskingot, vagyis, amikor egyszerre több mindent csinálunk – pedig pont ez a munkahelyi teljesítmény legnagyobb rákfenéje.
A teljesítmény mérése
Bár számtalan módon lehet mérni a teljesítményt és ez szakmáról szakmára változhat, mégis, a vezetők három mérőszámot használnak legfőképp: gyorsaság, minőség és a hatékonyság. A három együtt elég ritkán teljesül egyszerre, és különböző embereknek más és más az erőssége. Van, aki nagyon gyorsan de felületesen dolgozik, mások pedig precízek és pontosak, de emiatt egy rövid feladat elvégzése is napokba telik. Munka válogatja, épp mire van szükség, de az biztos, hogy mindet lehet fejleszteni.
Mindezek mellett pedig befejezni egy feladatot vagy projektet nem elég: soft skillekre is szükség van. A soft skillek azok a készségek és képességek, amelyek nem a szakmai tudást jelentik, hanem a különböző tulajdonságokat, mint a kommunikációs készség vagy precizitás. Mindennapi feladataink során számtalan feladatot elvégzünk, amelyekhez szükségünk van ezekre a soft skillekre.
Lehet, hogy mi teljesítjük a legtöbb eladást, de mégsem kapjuk meg a vágyott előléptetést. Ennek oka a soft skillek hiányosságában kereshető: elképzelhető, hogy nem rendelkezünk olyan vezetői képességekkel, amelyek miatt alkalmasak lehetnénk egy vezetői pozícióra.
A munka során mért teljesítmény ugyanis nem annyi, hogy hány terméket adunk el vagy hány programozási nyelven kódolunk. Fontos az is, hogyan kommunikálunk a csapattal és a felettesünkkel, mennyire tudunk jól megoldani problémákat, megtaláljuk–e a választható opciókat, képesek vagyunk-e felelősséget vállalni.
A multitasking legendája…
A multitasking, vagyis amikor próbálunk egyszerre több helyre fókuszálni, igen rossz hatással van a munkahelyi teljesítményre. Valójában csökkenti azt, mert nagyfokú kognitív terhelésnek teszi ki agyunkat, mégis, mindannyian élünk vele: meeting közben emaileket olvasunk, vagy jegyzetet írunk magáról a megbeszélésről.
Az, hogy egyszerre több dologra is tudunk figyelni, csak egy illúzió: valójában annyi történik, hogy nagyon gyorsan váltogatjuk a figyelmünket a két vagy több feladat között, amitől még jobban elfáradunk. Pedig sok feladat elvégzéséhez pont az szükséges, hogy belemerüljünk. Próbáld ki te magad is: ha megbeszélés közben emailt olvasol, vissza tudod idézni azt, hogy mi volt az a két mondat, ami utoljára elhangzott a megbeszélésen?
A kutatások szerint bár létezik a multitasking, képesek vagyunk egyszerre 2 dologra figyelni, ehhez két nagyon eltérő feladatot kell végezni. Ilyen például a takarítás közbeni zenehallgatás vagy főzés közben a recept olvasása.
Amennyiben viszont két egymáshoz nagyon közel álló dolgot végzünk (olvasunk és közben a hallott szöveget próbáljuk megérteni, vagy írunk miközben beszélünk) akkor az egyik folyamatosan sérül. Ez annak is köszönhető, hogy a folyamatokba bevont agyi területek közel állnak egymáshoz, így akár interferencia is kialakulhat.
Hogyan növeld a teljesítményt?
Ahhoz tehát, hogy növelhesd a teljesítményedet, a legfontosabb, hogy lehetőleg egy dologra koncentrálj egyszerre. Ez azonban felgyorsult világunkban szinte lehetetlen, vagy legalább is óriási erőfeszítéseket igényel.
1. Kapcsold ki a zavaró tényezőket
Ahogy már olvashattad a Koncentráció: Végezz hamarabb a munkával! című cikkünkben, a figyelem legnagyobb ellensége a zavaró tényezők. Ez azt jelenti, hogy a lehető legjobban limitálni kell azokat, amelyek megzavarnak a munkában, vagyis: Facebook chat ablakot bezárjuk, telefont lenémítjuk, és ha szükséges, egy fejhallgatót is felteszünk, hogy ne halljuk a kollégák beszélgetéseit.
A legjobb megoldás az, ha kikapcsolunk minden értesítést, és ehhez biztosítunk magunknak fókusz-időtartamokat. A naptárban nyugodtan foglald be magadnak, hogy ekkor és ekkor dolgozol, és minden értesítést kapcsolj ki. Ha ugyanis látod, hogy sürgős email érkezik, nagyon nehéz lesz ellenállni az érzésnek, hogy elolvasd. Pedig ilyenkor törekedni kell arra, hogy ez ne történjen meg!
2. A priorizálás szerepe a teljesítmény növelésében
A multitasking általában pontosan annak a következménye, hogy kapkodunk és mindent SOS, egyszerre akarunk megcsinálni. Szükséges felállítani egy prioritási listát. Érdemes két stratégia mentén haladni: vagy a leghosszabb időt igénybe vevő feladattal kezdeni, hogy biztosan maradjon rá időd. A másik stratégia pedig az, ha a kis feladatokat végzed el először, így már tudsz némi teljesítményt felmutatni, ami lendületet, motivációt adhat.
Utóbbi esetén különösen figyelj oda arra, hogy ne halogatásba csapjon át a helyzet. A halogatás leküzdéséről bővebben olvashatsz A lustaság okai. Hogyan tehetsz ellene? című cikkünkben. A vezetők többsége ugyanis pont ezt keresi: olyan alkalmazottat, aki képes priorizálni és így a lehető leghamarabb és leghatékonyabban elvégezni a feladatot.
3. Állíts fel reális célokat
Ahhoz, hogy a teljesítmény a lehető legnagyobb legyen, az is szükséges, hogy reális célokat állíts fel. Hiszen, ha eltervezed, hogy megírsz egy nap 100 emailt, és csak 80-at sikerül, akkor hiába átlag feletti a teljesítményed, csalódottá válsz, hiszen nem sikerült teljesíteni a célt. Nagyon gyakran hajlamosak vagyunk saját magunkkal szemben olyan elvárásokat támasztani, amelyeket mások felé nem teszünk – mindezt reálisnak titulálva.
Érdemes inkább végig gondolni azt, hogy mi mennyi időt vesz igénybe, és az alapján kalkulálni az aznapi célt. Minden egyes nap más és más feladataid lehetnek, így reggel, ha leülsz az asztalhoz, ajánlott végig nézni, milyen feladataid vannak és azok egyenként mennyi időt vesznek igénybe.
A feladatok szétbontása
Emellett, ha a nagyobb célokat kisebb célokra bontod, az segíthet abban, hogy nyomon követhesd a haladásodat és fejlődésedet. Ha például le kell adnod egy nagy projektet, és nem tudod, hogyan kezdj hozzá, akkor először nézd meg az első lépést: minden információ megvan ahhoz, hogy elkezd? Ha igen, ezt a részt ki is pipálhatod, vagy, ha nem, akkor visszamehetsz azokhoz a kollégákhoz a kérdéseiddel, akik az illetékesek és segíteni tudnak neked.
4. Delegáld a feladataidat
Ahhoz, hogy hatékonyan dolgozz és nagyobb legyen a teljesítményed, elengedhetetlen, hogy tényleg csak azokat a feladatokat végezd el, amelyek hozzád tartoznak. Szedd szét a feladatokat és találd meg azokat, akik felelősek érte – ne próbálj meg mindent te megoldani. Bár a problémamegoldó készséget jutalmazzák a vezetők, de ha túl sok mindent magadra vállalsz, akkor ördögi körben találod magadat azáltal, hogy minden rád marad.
Ha pedig világosan és érthetően kommunikálod a feladatokat, azáltal nemcsak, hogy időt spórolsz meg, de azt is megmutatod: kiváló vezetői képességeid vannak. Ezután egy előléptetést is tartogathat számodra a jövő.
5. Vegyél ki szüneteket
Nagy teljesítményt úgy lehet elérni, ha pihen is az agyunk munka közben. A folytonos leterhelés ugyanis csak emészti a kognitív energiáinkat, így hamarabb elfáradunk, ezáltal pedig romlik a teljesítmény.
A testünk ugyanis nem arra van kitalálva, hogy megállás nélkül, napi 8-10 órában produktív legyen. Érdemes óránként beiktatni 10 perces szüneteket. A szünet természetesen nem azt jelenti, hogy akkor szörfözöl az interneten: inkább nyújts egy kicsit vagy sétálj, esetleg beszélgess a kollégákkal.
Néhány gyakori zavaró tényező
Mi az, amit semmiképp se csinálj, ha a teljesítményed növelése a cél?
- Az irodai pletykákat messziről kerüld el, mert rengeteg időt elvesznek! Természetesen fontos, hogy legyen jó kapcsolatod a kollégákkal, de ennek nem a pletykálkodás a módja.
- Tedd el a mobiltelefonodat: A telefonodon folyton érkeznek az értesítések: Facebook, Instagram, hírek, e-mailek, privát e-mailek, és a sort hosszan lehetne folytatni. Észre sem vesszük, hogy mennyi időt szánunk ezek olvasására!
- Túl sok kávé: A kávé hosszútávon nem fogja a teljesítményt növelni, sőt, kifejezetten káros, hiszen akár szorongáshoz is vezethet. Ha nehéz ébren maradnod, akkor inkább sétálj egyet vagy nyisd ki az ablakot! A Hogyan legyen több energiád? 10 ütős tipp, hogy fittebb legyél című cikkünkben még több tanácsot olvashatsz arról, hogyan ne aludj el a számítógép előtt.
Összefoglalás
A teljesítmény növelése nem lehetetlen, de ahhoz az szükséges, hogy egyszerre mindig egy dologra koncentrálj. Bár nehéz a multitasking megakadályozása, az csak hamarabb elfáraszt, így több hibát fogsz véteni, mintha egymás után dolgoznád fel a feladatokat. Emellett érdemes priorizálni és a legfontosabb feladatot elvégezni először. Viszont ehhez az is szükséges, hogy minden zavaró tényezőt kiiktass: legyen szó mobilról, kollégákról vagy akár a megjelenő e-mailekről.
Az előléptetéshez vagy a magasabb fizetéshez nem az az út, hogy minél többet vállalsz magadra. Ha így teszel, a végén mindig te leszel az, akinél a legtöbb feladat marad, akár akarod, akár nem. Inkább nézd át, mi az, ami valóban a te felelősségi köröd és mi az, ami nem, és delegálj. Ennek a segítségével könnyebben be tudod osztani a saját idődet is, és a vezetői képességeidet is megcsillogtathatod.
A reális célok kitűzése akkor érhető el, ha a feladatokat kisebb részekre bontod: csak így érhető el az, hogy sikeresen elvégezd mindet. El kell tudnod fogadni: mind emberek vagyunk, akik néha hibáznak és tévednek, de ez nem azt jelenti, hogy nem elég az a teljesítmény, amit nyújtunk.
Ha úgy érzed ezek a tippek sem jelentenek megoldást arra, hogy megfelelő legyen a teljesítményed, akkor érdemes lehet szakember segítségét igénybe venni, vagy átgondolni, biztosan jó pályán vagy-e. Sok esetben ugyanis azért nem elég jó a teljesítményünk, mert nem azt csináljuk, amit igazán szeretünk.
Neked milyen praktika vált be a teljesítményed növeléséhez?
Felhasznált források
https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-improve-your-productivity-at-work
https://www.briantracy.com/blog/business-success/improve-your-performance-at-work-in-4-easy-steps/
https://thewell.unc.edu/2020/10/05/need-a-creativity-boost/
Kapcsolódó bejegyzések
Miért érzed magadat szegénynek?
Napjainkban minden arról szól, hogy a pénz mindenek felett áll. Az Instagram telis tele huszonévesekkel, akik bejárják a világot, miközben a sokadik ingatlanra tesznek szert. Sokan csak azért vállalnak egy munkát, amiben rosszul érzik magukat, mert jobban fizet, mint...
Hogyan leld örömödet az ünnepekben?
Az ünnepek közeledte két érzelmet válthat ki belőlünk a leggyakrabban: megkönnyebbülést, hiszen végre 1-2 hetes szünet vár ránk, vagy félelmet, hogy mennyi elintézni való még előttünk. Már novemberben megérkezett az összes dekoráció a boltokba, elindultak a...
Kritikus gondolkodásmód: Így fejleszd tökélyre!
Napjaink álhír halmazával nagyon nehéz felvenni a versenyt. Mit hihetünk el és mit nem? Hogyan mérjük fel valaminek az igazságtartalmát, ha képtelenség minden részletet megismerni és megérteni egy bonyolultabb kérdésben? Tájékozódunk jobbról és balról is, majd...
